Administración de Maquinaria Agrícola, la importancia de conocer los números

CONOCER NUESTROS PROPIOS NUMEROS

Dentro de la heterogeneidad de situaciones que suelen existir en la estructura de las empresas agropecuarias podemos encontrar que el servicio de labores necesarias en todo empresa agrícola puede estar atendido por un tercero que puede ser un contratista, por el mismo productor o en forma mixta por ambos.
Cualquiera sea la situación es imprescindible poder conocer los costos de producción de estos servicios a los fines de medir con que eficiencia estamos trabajando como empresarios contratistas.

Queremos proponer a partir de esta nota recorrer una metodología para evaluar la performance económica de una empresa prestadora de servicios de operación de maquinaria agrícola, entendiendo que esta empresa pueda ser una empresa contratista que trabaja para terceros o una “empresa” propia que nos da servicio a nuestra propia actividad de agricultura.
A los efectos de visualizar con más claridad los pasos a seguir vamos a ejemplificar con un caso real de un productor del sur de Santa Fe que con su empresa maquinaria atiende su propia actividad de agricultura y complementa con la atención a otros productores de su zona de influencia.
En esta 1º nota haremos una descripción en general de la metodología para, en una nota futura, entrar en detalle de alguno de los cálculos que requiere mas atención.

Si bien existen datos generales de mercado (por ej. las tablas que publican FACMA, CECOMA, ATCPC, ACMAER, APRMC, CAPROMA) donde poder tomar una referencia para la facturación de los servicios, lo más complicado es conocer cuales son los propios costos de operación de nuestra maquinaria en el contexto de nuestra realidad empresaria. Y sin calcular los costos propios es imposible saber si estamos siendo eficientes o no.
Al respecto inicialmente debemos establecer los supuestos básicos del análisis para lo cual se hace necesario consolidar una buena cantidad de información que podemos resumir en la siguiente lista:

COMPOSICION DEL PARQUE DE MAQUINARIAS
TIEMPOS OPERATIVOS DE CADA UNA DE LAS MAQUINAS
SUPERFICIES y VOLUMENES TRABAJADOS EN FORMA ANUAL
ESTRUCTURA DE SOPORTE (camionetas, campamentos, oficinas, galpones, mano de obra, etc)
CONSUMOS DE COMBUSTIBLE DE MAQUINAS AUTOPROPULSADAS
COEFICIENTES DE REPUESTOS y REPARACIONES DE CADA MAQUINA
VALOR A NUEVO DE CADA MAQUINA , HERRAMIENTA y MEJORAS
PRECIO GAS OIL

Como podemos ver no es una tarea fácil sobre todo por la cantidad de información de soporte que implica iniciar el cálculo pero la importancia de contar con estos indicadores justifica largamente el esfuerzo o en todo caso recurrir a un servicio de consultoría que nos pueda mantener actualizados este tipo de reportes.

DEFINIR NUESTRA PROPIA ESTRUCTURA

El paso inicial es definir la estructura involucrada en la actividad y maquinarias.
Con respecto a las máquinas no suele haber problemas en conocer su valor de mercado a nuevo y asignar este valor a la actividad correspondiente. Pero en otros casos cuando una determinada herramienta, máquina o mejora está compartida con otra actividad se dificulta precisar qué valor asignar. En estos casos hay que usar el sentido común y tratar de ir viendo caso por caso como asignar la estructura. A veces resulta práctico hacerce la siguiente pregunta: ¿si no tuviera actividad maquinarias y las contratara afuera tendría que soportar este costo? Si la respuesta es no claramente se trata de un gasto de estructura a asignar 100 % a la maquinaria. En otros casos es cuestión de repartir el gasto en % entre las actividades que compartan una determinada estructura. Por ejemplo en el caso que se describe aquí hay gastos de administración, luz , gas, asesoramiento, librería, etc que se comparten con la actividad agricultura y ganadería de la misma empresa. Lo mismo puede pasar con galpones, algún empleado, etc.
Con respecto al equipamiento de maquinarias específica para este caso se incluye el Cuadro nro 1:

Cuadro nro 1: Equipamiento

Cuadro nro 2: Superficies y Tiempos Operativos

MEDIR y/o ESTIMAR LOS TIEMPOS OPERATIVOS y LAS SUPERFICIES A TRABAJAR ANUALMENTE

El siguiente plazo es hacer un reconto de las superficies que trabajamos anualmente discriminando por cada operación y estimar o medir los tiempos operativos (has x hora o tn x hora) que procesa nuestra maquinaria. Para esta última tarea lo ideal es cronometrar en el terreno mientras llevamos a cabo la operación y sacar promedios de distintas situaciones pero se puede recurrir a tablas de estimaciones o efectuar cálculos estimados a partir de las velocidades óptimas recomendadas por el fabricante afectando por los coeficientes de pérdida de tiempo de cada operación (tiempos de recarga combustible, reparaciones y mantenimiento, traslado, etc). En el cuadro nro. 3 se resumen los tiempos de operación y las hs. y días totales por campaña para cada operación para el caso que nos ocupa.

Cuadro nro 3: Superficies y Tiempos Operativos

CALCULAR LOS COSTOS DIRECTOS DE CADA OPERACION

Definidos los supuestos revisados hasta aquí y con los valores definidos para el precio de gas oil (al 17/06/10 u$s0,81 y el tipo de cambio para pasar todos los costos a u$s, al 17/06/10 3,95 $/u$s) podemos avanzar en el cálculo directo que cada operación demandada pero lo haremos en una nota aparte debido a que es algo más complejo y merece una especial atención. En la metodología utilizada veremos que se asignan todas las amortizaciones de maquinaria a los costos directos de cada operación y en forma proporcional a los tiempos de utilización de cada una de ellas. Tambén dentro de estos costos se cargan los intereses por la inmovilizacón de capital maquinarias y se contemplarán los costos de mantenimiento y reparaciones de cada maquinaria.

CONSOLIDAR COSTOS DIRECTOS e INGRESOS

Una vez que contamos con los costos directos de cada una de las operaciones de la empresa los comparamos con la tarifa que estamos cobrando por nuestros servicios para poder determinar el margen bruto de cada actividad, ya sea por unidad (ha o tn) o a nivel de toda la operación.

Cuadro nro 4: Consolidado de Costos e Ingresos

Este cuadro nos da una primera información básica acerca de si estamos trabajando por encima o por debajo de los costos directos, pero esto no es suficiente ya que sabemos que tenemos todos los gastos de estructura soportando la operación y estos deben ser cubiertos por los ingresos para no trabajar a pérdida.

RESULTADOS DE LA EMPRESA

Cuando ponemos los resultados anteriores en el contexto de los gastos de estructura e impuesto a las ganacias vemos que nos quedarán anualmente sólo u$s10.005 que constituyen los retiros máximos que el empresario podría efectuar despúes de haber cubierto todos los costos directos, indirectos y amortizaciones sin decapitalizarce. Pero hay que tener en cuenta que si cumpliera con retirar todo este excedente no quedaría ningún margen para crecer en infraestructura o escala ya que las amortizaciones contempladas cubrirán las reposición de los mismos equipos existentes.

Cuadro nro 5: RESULTADOS

Como podemos ver en este caso real, aún en una escala relativamente importante como la del caso revisado los números de la actividad son sumamente ajustados, por lo cual es impresindible tener bien claro el análisis de costos para conocer donde tenemos que mejorar. Quizás , el camino de la mejora sea especializarse en la operación donde somos más eficiente, o intentar modernizar u optimizar el parque de máquinas bajando los costos de mantenimiento o bajando los tiempos operativos o, capacitando al personal o, ajustando la estructura, etc, etc.
Veremos en detalle próximamente la metodología para el cálculo puntual de los costos directos de cada operación de maquinarias en particular (siembra , pulverización y cosecha).